Disposisi berjalan lewat kertas dan pesan singkat
Instruksi berjenjang dengan judul, deadline, file, dan jawaban yang tercatat di sistem.
E-Office Tata Naskah Dinas & Persuratan
Kelola naskah dinas dari registrasi sampai tanda tangan elektronik, dalam satu sistem.
TataNaskah mendigitalkan surat masuk, surat keluar, disposisi, verifikasi berjenjang, TTE dan e-Meterai Peruri, hingga pemberkasan arsip. Setiap aksi tercatat, setiap akses terkendali.
- Berbasis web, tanpa instalasi di perangkat pengguna
- TTE & e-Meterai terintegrasi Peruri
- Hak akses granular per jabatan
- Export Excel & PDF di setiap daftar
9 moduldari naskah masuk sampai audit log
44 hak aksesdiatur granular per jabatan
TTE & e-Meteraiterintegrasi layanan Peruri
Backup harianotomatis dan bisa diunduh
Mengapa TataNaskah
Persuratan manual menyimpan banyak titik lambat. Kami menutupnya satu per satu.
Posisi surat sulit dipantau
Riwayat perjalanan naskah dan status tindak lanjut tersedia kapan saja, lengkap dengan penanda SLA.
Tanda tangan menunggu tatap muka
TTE Peruri dengan OTP, mendukung lebih dari satu penandatangan, bisa dilakukan dari mana saja.
Jejak audit sulit dibuktikan
Setiap request tercatat: siapa, kapan, aksi apa, dari alamat IP mana. Siap untuk pemeriksaan.
Fitur Utama
Semua yang dibutuhkan tata naskah dinas, tanpa modul tambahan.
Dibangun dari kebutuhan nyata unit tata usaha: cepat dicari, jelas siapa bertanggung jawab, dan selalu bisa diexport.
Naskah Masuk
Registrasi dengan upload scan, kode klasifikasi yang otomatis menentukan jenis, sifat, dan SLA naskah.
- Tujuan, tembusan, disposisi, koordinasi, arahan
- Instruksi dengan deadline dan file jawaban
- Halaman "ke saya" dan "yang saya kirim" per peran
Naskah Keluar
Susun surat dari template, tentukan penerima internal atau eksternal, dan pilih penandatangan lebih dari satu.
- Nomor surat otomatis saat disetujui
- Status Draft, Diverifikasi, Ditandatangani, Terkirim
- Log registrasi, edit, workflow, dan tanda tangan
Workflow Verifikasi
Aturan verifikasi diatur per template, unit kerja, dan jabatan. Tombol aksi muncul sesuai hak user saat itu.
- Review bertingkat sampai Final dan Approve
- Penolakan wajib disertai alasan
- Notifikasi dan email ke penandatangan
TTE & e-Meterai
Tanda tangan elektronik dan e-Meterai melalui layanan Peruri, langsung dari daftar naskah keluar.
- Tentukan posisi tanda tangan di atas PDF
- Verifikasi OTP, multi-penandatangan berurutan
- Semua request ke Peruri tercatat
Pemeliharaan Arsip
Berkaskan naskah yang selesai diproses dan pantau masa retensinya berdasarkan kode klasifikasi.
- Pemberkasan arsip aktif per unit dan tahun
- Status berkas: Aktif, Siap Inaktif, Perlu Tinjauan
- Sinkronisasi ke aplikasi E-Arsip
Pelacakan & Pencarian
Temukan naskah lintas masuk dan keluar, lalu telusuri perjalanannya sampai aksi turunan terakhir.
- Pencarian berdasarkan nomor, perihal, jenis, klasifikasi
- Riwayat perjalanan naskah
- Status tindak lanjut per naskah
Template & Penomoran
Unggah template DOCX dengan placeholder atau buat langsung di editor dokumen. Nomor surat mengikuti format per jenis naskah.
- Placeholder nomor, tanggal, pejabat, tujuan, tembusan
- Jenis dan sifat naskah dapat disesuaikan
- Format nomor dengan reset tahunan dan preview
Master Data & Hak Akses
Kelola pengguna, jabatan, dan unit kerja berjenjang. Setiap jabatan punya matriks akses ke 44 modul.
- Grup tujuan dan grup tembusan
- Kode klasifikasi dengan masa retensi
- Menu hanya tampil sesuai hak akses
Audit, Keamanan & Backup
Jejak audit setiap request, durasi sesi yang dapat diatur, dan backup database harian yang bisa diunduh.
- Audit log dengan filter user, tanggal, status
- Konfigurasi SMTP dan uji koneksi
- Pemicu backup manual kapan saja
Alur Kerja
Dari surat diterima sampai diarsipkan, setiap langkah punya penanggung jawab.
-
1
Registrasi
Tata usaha mencatat metadata, mengunggah scan, dan memilih kode klasifikasi.
-
2
Distribusi
Naskah dikirim ke tujuan, tembusan, atau langsung didisposisikan dengan instruksi.
-
3
Tindak Lanjut
Penerima meneruskan koordinasi atau arahan, lalu menjawab dengan file bukti.
-
4
Verifikasi
Naskah keluar melewati review berjenjang sesuai workflow unit kerja.
-
5
Tanda Tangan
Nomor surat dibuat, dokumen dikonversi PDF, lalu ditandatangani via TTE Peruri.
-
6
Arsip
Naskah selesai diberkaskan dan dipantau masa retensinya.
Tanda Tangan Elektronik
Tiga langkah untuk TTE. Tiga langkah untuk e-Meterai.
Seluruh proses kriptografi dan komunikasi ke Peruri ditangani server. Pengguna cukup menentukan posisi dan memasukkan OTP.
TTE Peruri
- Generate Nomor Surat. Placeholder template diisi, nomor otomatis dibuat, dokumen dikonversi ke PDF dan diunggah ke Peruri.
- Set TTE. Penandatangan menandai posisi tanda tangan langsung di atas halaman PDF.
- Bubuhkan TTE. OTP dikirim Peruri, dokumen ditandatangani, dan salinan tersimpan sebagai naskah masuk.
e-Meterai Peruri
- Upload Dokumen. Naskah yang ditandai memakai e-Meterai dikirim ke layanan Peruri beserta jenis dokumennya.
- Generate SN. Nomor seri meterai diterbitkan dan disimpan pada naskah.
- Bubuhkan e-Meterai. Tentukan halaman dan koordinat, meterai dibubuhkan ke PDF final.
Integrasi
Terhubung dengan layanan yang sudah instansi Anda gunakan.
Peruri TTE
Tanda tangan elektronik dengan OTP.
Peruri e-Meterai
Penerbitan dan pembubuhan meterai elektronik.
Email SMTP
Notifikasi naskah, instruksi, dan reset kata sandi.
Aplikasi E-Arsip
Sinkronisasi naskah ke sistem kearsipan.
Open API Pengguna
Sinkronisasi data pegawai dari sistem kepegawaian dengan API key.
Konversi PDF
DOCX menjadi PDF otomatis saat nomor surat dibuat.
Keamanan & Tata Kelola
Dirancang untuk lingkungan yang diaudit.
Akses dibatasi per jabatan, setiap aksi meninggalkan jejak, dan data dicadangkan setiap hari.
- Autentikasi berbasis token dengan kata sandi ter-hash
- Hak akses 44 modul, diatur per jabatan dari antarmuka
- Audit log setiap request: endpoint, user, IP, user agent
- Durasi sesi login dapat diatur administrator
- Backup database harian, bisa dipicu manual dan diunduh
- Penanda SLA pada setiap naskah dan instruksi
RBAC granular
Menu, halaman, dan tombol aksi mengikuti hak jabatan.
Pantau SLA
Deadline instruksi dan masa retensi arsip terpantau.
Backup otomatis
Terjadwal harian dengan status sukses atau gagal.
Dapat di-host sendiri
Berjalan di server instansi atau cloud pilihan Anda.
Pertanyaan Umum
Yang sering ditanyakan sebelum memulai.
Bisa. Aplikasi dapat dipasang di server milik instansi (on-premise) maupun di cloud, menyesuaikan kebijakan infrastruktur Anda. Seluruh data tetap berada di lingkungan yang Anda kendalikan.
TTE dan e-Meterai diproses melalui layanan Peruri. Setiap penandatangan memverifikasi diri dengan OTP, dan seluruh request tercatat di sistem. Ketentuan keabsahan mengikuti regulasi penyelenggara sertifikat elektronik yang berlaku.
Ya. Tersedia Open API sinkronisasi pengguna yang diamankan dengan API key. Sistem kepegawaian cukup mengirim data pegawai, dan akun beserta jabatan dan unit kerjanya dibuat atau diperbarui otomatis.
Bisa. Unggah template dalam format DOCX dan tambahkan placeholder seperti nomor surat, tanggal, nama pejabat, tujuan, dan tembusan. Sistem memvalidasi placeholder sebelum template dipakai. Jenis naskah, sifat naskah, dan format penomoran juga dapat disesuaikan.
Buka demo.tatanaskah.id untuk mencoba langsung. Untuk penawaran, implementasi, dan kebutuhan migrasi data, hubungi kami via WhatsApp di +62 856-1278-683.
Siap merapikan tata naskah dinas di instansi Anda?
Coba demonya sekarang, atau ceritakan kebutuhan Anda dan kami bantu menyusun langkah implementasinya.